FORD_SRDT_2018

2018 SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK RAPORU 19 İç kontrol sisteminin önemli bir parçası olan ve iş akışları içerisinde yer alan politikalar, prosedürler ve talimatların yanında, her yıl tüm şirket operasyonlarını içeren dahili bir kontrol planı uygulamaktayız. Bu yapı ile yıllık 3.000’in üstünde kontrol noktası test etmekte ve şirket operasyonlarının doğruluğuna ilişkin Yönetim Kurulu ve ortaklara güvence oluşturmasını hedeflemekteyiz. Yönetim Kurulu’nun bir alt komitesi olan Denetimden Sorumlu Komite; tüm iç kontrol ve iç denetim faaliyetlerini periyodik olarak izleyerek, yıllık denetim planlarını gözden geçirmekte ve onaylamaktadır. Komite, Yönetim Kurulu’na gereken tavsiyeleri iletir ve finansal raporların uygunluğu konusunda görüş verir. Şirketimiz içerisinde her yıl düzenli olarak İç Denetim Müdürlüğü tarafından incelemeler gerçekleştirilir. Bunun yanı sıra Ford Otosan Bayi ve Yetkili Servisleri de denetlenir. Ayrıca, şirketimizin faaliyetleri ile ilgili olarak ulaşan ihbar ve şikayetler de İç DenetimMüdürlüğü tarafından değerlendirilir, incelenir ve sonuca bağlanır. Gerçekleştirilen tüm iç kontrol, iç denetim ve dış denetim faaliyetleri neticesinde elde edilen bulgular değerlendirilerek, iç kontrol sistemini geliştirmek üzere düzeltici aksiyonlar planlanır ve İç DenetimMüdürlüğü tarafından takip edilerek hayata geçirilmesi sağlanır. Bu çalışmalara ait rapor ve sonuçlar Bağımsız Yönetim Kurulu Üyeleri’nden oluşan Denetimden Sorumlu Komite’ye düzenli olarak raporlanır. Tüm paydaşlarımız, etik@ford.com.tr elektronik posta adresi, Etik telefon hattı (0850 305 50 10) ve fordotosan.com.tr üzerinde yer alan “Etik İletişim Formu” aracılığı ile iletişim bilgilerini belirterek veya anonim olarak İç Denetim Müdürlüğü’ne bildirimde bulunabilir. Çalışma İlkeleri ve Etik Kurallara uygun olmayan durumların iletilebilmesi için mevcut bildirim kanallarına ilave olarak yeni bildirim kanalları oluşturuldu. Tüm paydaşlarımız, etik@ford.com.tr elektronik posta adresimiz, Etik telefon hattımız (0850 305 50 10) ve fordotosan.com.tr üzerinde yer alan “Etik İletişim Formu” aracılığı ile iletişim bilgilerini belirterek veya anonim olarak İç DenetimMüdürlüğü’ne bildirimde bulunabilir. Bu iletişim kanallarına ek olarak Şirket’in kurumsal iletişim araçlarına iletilen tüm bildirimler hassasiyet ile ele alınıp değerlendirilir. 2018 yılında etik iletişim kanallarına ulaşan bildirim sayısı 32, iletilen bildirimler sonucu Disiplin Kurulu Kararı alınanların sayısı ise 15’tir. Bildirimlerin arasında ve raporlama döneminde gerçekleştirdiğimiz iç kontrol ve denetim çalışmaları kapsamında yolsuzluk ve rüşvetle bağlantılı vakalara rastlanmamıştır. Benzer şekilde, mevcut bayi ve tedarikçi operasyonlarına yönelik olarak da rüşvet ve yolsuzluk konusunda önemli bir olumsuz durum ortaya çıkmamıştır.